Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: 17 de octubre de 2026

Esta política explica qué datos personales tratamos en ERP Académico Multi-institución, para qué los usamos, con quién los compartimos, cuánto tiempo los conservamos y cómo puede ejercer sus derechos. Se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

1. Responsable del tratamiento

2. Qué datos tratamos

Procuramos pedir solo lo necesario para prestar el servicio:

Datos personales que trata la plataforma

Grupo	Datos	¿Obligatorio?
Cuenta del usuario	Nombre, correo electrónico, contraseña (guardada cifrada, nunca en texto legible), rol dentro del negocio y, si se usa el acceso con Google, el identificador y el correo que Google entrega.	Sí, sin ellos no se puede crear la cuenta
Datos del negocio	Nombre del negocio, teléfono, dirección, ciudad, logo, colores de la interfaz y zona horaria.	Necesarios para identificar el negocio
Información operativa que carga el negocio	Productos, precios, inventario, ventas, compras, gastos, cuentas por cobrar y, cuando el negocio lo registra: datos de sus clientes (nombre, teléfono, dirección, identificación), datos de domicilios y la firma del cliente que recibe el pedido.	Los decide cada negocio
Notificaciones al celular	Si el usuario activa los avisos, se guarda el identificador técnico que entrega el navegador para enviarle notificaciones.	Opcional (se puede desactivar)
Datos técnicos y de seguridad	Dirección IP, fecha y hora de acceso, tipo de navegador, registro de acciones importantes (auditoría), errores técnicos de la aplicación y la cookie técnica de sesión.	Necesarios para la seguridad del servicio
Pagos	Fecha, valor, referencia y estado del pago del plan, y el medio usado. No almacenamos números de tarjeta ni claves bancarias: los datos de la tarjeta los recibe directamente la pasarela de pagos (Wompi).	Necesarios para el cobro

No pedimos datos sensibles (salud, origen étnico, creencias, datos biométricos, vida sexual, etc.) ni datos de menores de edad. La firma del cliente en un domicilio es un dato personal, no un dato sensible.

3. Para qué usamos los datos

• Prestar el servicio: crear la cuenta, autenticar el acceso, guardar y mostrar la información del negocio y sus operaciones.
• Cobrar el plan contratado y llevar el registro de pagos.
• Soporte: atender dudas, fallas y solicitudes del usuario.
• Seguridad: prevenir accesos no autorizados, fraudes y abusos; investigar incidentes; conservar registros de auditoría.
• Avisos del servicio: informar cambios, mantenimientos, novedades del plan y vencimientos.
• Obligaciones legales: cumplir requerimientos de autoridades y normas contables, tributarias o de protección al consumidor.
• Mejora del servicio: analizar errores técnicos y uso agregado de las funciones, sin usar publicidad ni perfilar al usuario.

No vendemos, alquilamos ni cedemos los datos personales a terceros para publicidad. No usamos la información del negocio para fines distintos a prestarle el servicio.

4. Autorización

Al crear la cuenta, el usuario marca una casilla en la que autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos para las finalidades de esta política. Esa autorización queda registrada y puede consultarse o revocarse por los canales de la sección 7.

La autorización no es necesaria para datos que la ley exceptúa (por ejemplo, los que se necesitan para cumplir una obligación legal o una relación contractual), pero sí para los usos adicionales. Si se revoca, el servicio puede quedar limitado o terminarse.

5. Con quién compartimos y dónde se aloja la información

Para funcionar, el servicio se apoya en proveedores que tratan datos por cuenta nuestra o que intervienen en la operación:

Proveedores y transferencias

Proveedor	Para qué	Dónde
Proveedor de infraestructura en la nube (OVH)	Alojar el servidor, la base de datos y los respaldos donde vive el servicio.	Servidores ubicados fuera de Colombia (Canadá)
Wompi (pasarela de pagos)	Procesar el pago del plan con tarjeta, PSE u otros medios.	Colombia
Google	Solo si el usuario elige «Continuar con Google»: verificar su identidad y entregarnos su nombre y correo. También sirve algunas tipografías de la interfaz del panel.	Estados Unidos
Cloudflare (cdnjs) y jsDelivr	Entregar librerías de diseño (Bootstrap, Font Awesome) que usa el panel.	Estados Unidos y red internacional
Apple, Google y Mozilla	Solo si el usuario activa las notificaciones: entregar el aviso al celular a través de sus servicios push.	Estados Unidos

Estos proveedores pueden implicar transferencia o transmisión internacional de datos, incluida la salida del país. Al aceptar esta política, el usuario autoriza esas transferencias para las finalidades descritas. Con los encargados se exige contractualmente confidencialidad y medidas de seguridad.

También podemos entregar información cuando lo ordene una autoridad competente o cuando sea necesario para ejercer o defender derechos.

6. Datos de los clientes que carga cada negocio

Cuando un negocio registra en la plataforma los datos de sus clientes o trabajadores (por ejemplo, para fiados, domicilios o facturación), ese negocio es el responsable de ese tratamiento y quien debe contar con las autorizaciones exigidas por la ley. ERP Académico Multi-institución actúa como encargado: solo los trata para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones del negocio.

Si usted es cliente de uno de esos negocios y quiere ejercer sus derechos sobre esos datos, debe dirigirse al negocio que los registró; nosotros apoyamos al negocio para atender la solicitud.

7. Sus derechos y cómo ejercerlos

Como titular de los datos, usted puede:

• Conocer los datos personales que tenemos sobre usted y pedir prueba de la autorización otorgada.
• Actualizar y rectificar los datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Suprimir los datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Revocar la autorización, salvo cuando exista un deber legal de mantener el tratamiento.
• Acceder gratuitamente a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.

Para ejercerlos, escriba a:

Trámite:

• La solicitud debe indicar el nombre del titular, el documento, un medio de contacto, los hechos y lo que se pide. Si la presenta alguien en su nombre, debe acreditar la representación.
• Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más cuando sea necesario, informando el motivo.
• Reclamos: se responden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, se pide corregirlo dentro de los cinco (5) días siguientes.
• Si la solicitud de supresión no procede porque existe un deber legal de conservar los datos, se le informará y se le dirá para qué siguen siendo necesarios.
• Agotado este trámite, puede acudir a la SIC.

8. Seguridad de la información

Medidas que aplicamos:

• Toda la comunicación va cifrada con HTTPS.
• Las contraseñas se guardan cifradas con funciones de hash; nunca en texto legible.
• Verificación en dos pasos disponible para proteger el acceso de los usuarios.
• Aislamiento por negocio: cada empresa solo puede ver su propia información.
• Registro de auditoría de las acciones importantes y control de permisos por rol.
• Respaldos de la base de datos que se conservan fuera de la carpeta pública del servidor y con acceso restringido.
• Bloqueo de la ejecución de código en la carpeta de archivos subidos.

Ningún sistema es infalible. Si se presenta un incidente de seguridad que afecte datos personales, se informará a los afectados y a la autoridad cuando corresponda.

9. Cuánto tiempo conservamos los datos

• Mientras la cuenta esté activa y sea necesario para prestar el servicio.
• Después del cierre de la cuenta, durante el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y de protección al consumidor aplicables (por regla general, hasta cinco (5) años), y luego se eliminan o anonimizan.
• Los respaldos se conservan de forma rotativa por un periodo limitado y se van reemplazando por copias nuevas.
• Los datos que se usan solo para seguridad (por ejemplo, registros de acceso y errores) se conservan por el tiempo necesario para esa finalidad.

10. Menores de edad

El servicio está dirigido a personas mayores de 18 años con capacidad para contratar. No recolectamos a sabiendas datos de menores. Si detectamos una cuenta de un menor sin la autorización de su representante, se cerrará y se eliminarán los datos.

11. Cookies

Usamos una cookie técnica de sesión y almacenamiento local del navegador para el funcionamiento del panel. El detalle está en la Política de Cookies.

12. Cambios y vigencia

Esta política puede actualizarse. La versión vigente es la publicada aquí, con su fecha de actualización. Los cambios importantes se informan dentro de la aplicación o por los canales de contacto registrados. Si no está de acuerdo, puede solicitar el cierre de su cuenta.

Autoridad de control en Colombia: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), www.sic.gov.co.